Статьи

12.11.2017
184

Ведение документооборота

Share on Facebook0Google+0Share on LinkedIn0

Управление любой организацией осуществляется путем принятия различных решений, которые фиксируются на бумаге. Документальное обеспечение деятельности может быть внутренним и внешним, оно требует обязательного соблюдения действующего законодательства и всех норм, утвержденных основами делопроизводства.

Основы документооборота

  • Ведение документооборота в организации включает в себя следующие виды работ:
    принятие решения;
  • обработка принятого решения;
    систематизация или согласование документа с другими сторонами (контрагентами, руководством и т.п.);
  • сдача в архив или иное место для сохранения документов.

Все вышеперечисленные условия являются обязательными для организации правильного документального потока.

Классический способ организации документопотока на предприятии

Ведение документооборота на предприятии в классическом виде представляет собой процесс, который требует от специалистов особой подготовки и знания делопроизводства. В частности, секретарь (или менеджер) должен знать:

  • правила приема и выдачи форм и бланков различного назначения (регистрация и реализация внутренних/внешних документов);
  • порядок, в котором используются и хранятся штампы, печати, бланки;
    правила оформления копий и приложений;
  • в каком порядке осуществляется размножение и изначальное изготовление документов;
    правила контроля за работой исполнителей;
  • основы фиксирования и хранения документов.

Сложность классического документооборота заключается в том, что правила делопроизводства могут изменяться и существенно дополняться в зависимости от норм, утвержденных законодательством. Для организации движения документов необходимо иметь достаточное количество канцелярии, специальных помещений для первичного и архивного хранения и т.п.

Преимущества классического способа организации движения документов

Одно из главных преимуществ бумажного документооборота – это фактическое наличие всех приказов, актов, договоров и прочих бумаг, которые можно увидеть или использовать в любое время. Более того, готовые бланки договоров и прочие бумаги всегда имеются в наличии и могут использоваться в любое время. Не нужно иметь доступа в сеть интернет, достаточно ручки и опыта специалиста.

Система электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) – система обмена электронными документами в единой среде. Главные особенности электронного документооборота заключаются в следующем:

  • автоматизация движения документов на стадии создания или получения до полного исполнения или отправки конечному получателю;
  • ведение удаленного управления потоком документов в случае, когда необходимо организовать отправку/получение документов на территории крупных предприятий в удаленном режиме (например, на территории филиалов);
  • онлайн документооборот уместен в случае, когда необходимо отправить отчеты в государственные органы (пенсионная служба, налоговая инспекция и т.п.).

Для использования ЭДО необходимо:

  • доступ в сеть интернет;
  • общую онлайн среду для обмена е-документами между контрагентами;
  • электронную цифровую подпись для подтверждения юридической силы документов.

Преимущества системы ЭДО

Обмен электронными документами представляет собой платформу, для которой не нужно приобретать программное обеспечение, внедрять сложные системы и долго обучаться. Руководству, а также иному лицу, представляющему интересы предприятия, нет необходимости принимать на работу специалиста по делопроизводству или системного администратора, ЭДО вполне возможно освоить самостоятельно без наличия специальных знаний. Иными преимуществами электронного документооборота являются:

  • существенная экономия канцелярии, отсутствие необходимости выделять отдельные помещения под архивное хранение бумаг и средства на услуги курьеров для доставки документов;
  • доступность электронного документооборота обуславливается отсутствием необходимости покупать дорогостоящую компьютерную технику и лицензию на ПО;
  • передача документов на любые расстояния осуществляется в считанные секунды;
    облегчение процесса делопроизводства и полный контроль за созданием и корректировкой документов со стороны нескольких лиц одновременно (например, представителя одной компании, ее партнеров и т.п.).

Вся документация хранится в облаке – документооборот, осуществляемый предприятием, сберегается в базе специального хранилища в интернете, наличие которого обеспечивает провайдер, выбранный компанией.

Вывод

Несмотря на то, что документ, пронумерованный и вшитый в журнал остается надежным методом хранения и передачи информации, согласно последним данным ведущих исследовательских компаний, большинство предприятий активно и успешно переходят электронное движение документов. На территории Украины уже более 30 % компаний-представителей различных уровней развития предпочитают хранить документы в облаке и передавать данные партнерам или в госорганы посредством сети интернет.

Share on Facebook0Google+0Share on LinkedIn0