Питання-відповідь

EXITE – універсальна платформа електронного обміну діловими даними. Платформа розроблена на підставі стандартів GS1 і ECR. Платформа довела ефективність свого використання 25-річним досвідом роботи (з 1987 року). Ключовими клієнтами платформи є BILLA (REWE GROUP), METRO C & C, SPAR і ін.

Електронний обмін даними (EDI) – це інструмент для автоматичного і прямого обміну даними між діловими партнерами. Передача даних відбувається автоматично (без ручного втручання) між різними компаніями і їх обліковими системами.

Переваги від використання EDI головним чином залежать від ступеня інтеграції в облікову систему підприємства. Основні вигоди:

• Надійність передачі даних.
• Наявність підтвердження доставки повідомлення одержувачу.
• Скорочення циклу обслуговування замовлення (прискорення обробки замовлення).
• Позбавлення від необхідності ручного введення великої кількості інформації.
• Відсутність помилок ручного введення даних.
• Оптимізацію товарних запасів.
• Можливість впровадження нових типів бізнес-процесів (VMI, CPRF та ін)..

Використання EDI стає обов’язковою вимогою для деяких підприємств роздрібної торгівлі (як правило «системних»). Ніяких законодавчих або інших вимог у цій галузі немає. Деякі роздрібні мережі воліють постачальників, використовують EDI.

Коли ви отримали логін і пароль це означає, що підключення з боку провайдера EXITE організовано і ваші дані передані в роздрібну мережу. Спочатку ви підключені в тестовому режимі. Це означає, що замовлення будуть йти по EDI, а також дублюватися звичним способом.

Ваші дії:
1. Ознайомтеся із системою EXITE Evolution.
2. Тепер чекайте першого замовлення від роздрібної мережі. (За замовчуванням повідомлення про те, що вами отримано замовлення від роздрібної мережі, ви отримаєте на ту електронну адресу, яка була вказана в заявці на підключення.)
3. При отриманні 1-го замовлення порівняйте його з замовленням, переданим звичайним способом, якщо все коректно — створюєте і відсилаєте відповідні документи в роздрібну мережу.

З появою нової товарної позиції ви просто погоджуєте це з роздрібною мережею і передаєте їм необхідні дані. Після цього дані автоматично імпортуються в систему EXITE Evolution. У разі, якщо ви можете ідентифікувати цю товарну позицію по штрихкоду або артикульним номером – ви можете відредагувати назву товару самостійно. Для цього необхідно натиснути на напис «Новий товар» і змінити назву SPAR та ін.

Якщо ви створили відповідні документи і натиснули кнопку «Відправити», то вони вже вирушили в роздрібну мережу, і скасувати відправку не можна. Тому будьте уважні і перевіряйте правильність створених документів перед відправкою.

Ця проблема може виникнути через некоректне внесення ціни або ставки ПДВ в товарному довіднику або при заповненні поля «Ціна» роздільником дробової частини була помилково внесена кома “,” в той час, як потрібна точка «.» (Наприклад, «25,54» замість «25.54»).

Максимальна ефективність від впровадження EDI може бути досягнута при інтеграції технології електронного обміну даними з існуючої облікової системою. Для цього потрібно реалізувати імпорт/експорт електронних документів у вашу облікову систему і назад.

Перевага найлегше пояснити на прикладі: деяка компанія є постачальником двох великих роздрібних мереж і повинна обробляти 40 замовлень від кожної мережі в тиждень по 100-150 позицій в кожному замовленні. Замовлення надходять факсом або електронною поштою. Нехай досвідчений менеджер витрачає близько 7 секунд на введення кожного рядка замовлення в облікову систему «1С:Підприємство». Разом отримуємо мережі 2 х 40 замовлень х 120 рядків у кожному замовленні х 7 секунд = 18 годин 40 хвилин щотижня. Навіть якщо уявити, що цим займається асистент менеджера з місячним окладом 600 у. е., то нескладно порахувати, що така операція коштує підприємству близько 270 у. е. При цьому, оскільки вплив людського фактора дуже високо, високо вірогідні помилки, які в кращому разі приведуть до недоотримання прибутку, в гіршому — до штрафних санкцій з боку роздрібної мережі, конфліктів з клієнтом і т. д.

У разі ж якщо це підприємство використовує технології EDI при повній (або часткової) інтеграції з обліковою системою, то замовлення, сформований закупником роздрібної мережі через кілька хвилин після його завершення потрапляє відразу в облікову систему вищезазначеного постачальника і там зберігається, наприклад, у вигляді не проведеної рахунок-фактури (1С:Підприємство 7.7.) або вхідного замовлення на поставку (1С:Підприємство 8.0). У такому випадку менеджеру залишається лише відкоригувати замовлені кількості до реальних залишків на складі, відправити накладну на відвантаження і, після отримання підтвердження зі складу (або коригування кількості) відправити одним натисканням кнопки в «1С» відповідний документ в роздрібну мережу — повідомлення про відвантаження. Роздрібна мережа на підставі такого документа зможе істотно прискорити прийняття товару, оскільки приймальник на рампі буде мати документ, який відповідає поставки як мінімум на 95% (замовлення на поставку може, як відомо, відрізнятися від фактичної поставки до 50%). Такий крок може суттєво скоротити транспортні витрати з боку постачальника.

EXITE прикладає багато зусиль, для того щоб наше було сумісно з багатьма обліковими системами. Зараз готові інтеграції для найпоширеніших облікових систем: 1С, MS Navision, AIIData, G. O. L. D., SAP R/3, VIMAS SPRUT та інші. За більш детальною інформацією звертайтесь до фахівців EXITE.

Можливі причини:

1. Логін або пароль введено неправильно.
Переконайтеся, що пароль і логін введені правильно (перевірте розкладку клавіатури), без зайвих символів «пробіл» маленькими латинськими літерами.

2. Ваш аккаунт заблокований.
Якщо при введенні логіна/пароля з’явилося повідомлення «ваш аккаунт заблокований», то необхідно зателефонувати в службу тех. підтримки для з’ясування причин блокування.

3. Ваш аккаунт заблокований за несплату.
Якщо при введенні логіна/пароля з’явилося повідомлення «ваш аккаунт заблокований за несплату», це означає, що оплата за надання послуг не надійшла вчасно, згідно обумовлених у Договорі термінів. Для вирішення проблеми в тому ж вікні, де повідомляється про блокування, ви, перейшовши за вказаними посиланнями, ви можете отримати рахунки на оплату, роздрукувати їх та зробити оплату. Після того як менеджер з підтримки продажів отримає копію платіжного доручення або гарантійний лист про терміни оплати — блокування буде знято.

4. У разі якщо ви не впевнені, що правильно вводите логін і пароль і при цьому вхід в систему неможливий — необхідно зателефонувати в службу технічної підтримки для генерації нового пароля.

Користувач може змінити свій пароль — для цього необхідно зайти на вкладку «Налаштування» в Веб інтерфейсі платформи EXITE Evolution, де необхідно ввести старий та новий паролі, після чого натиснути кнопку «ОК»

Для отримання повідомлення на електронну пошту, вам необхідно написати лист-запит на ua.support@edi.su з проханням включити цю опцію для вашої компанії і вказати електронну адресу, на який ви б хотіли отримувати повідомлення або самостійно внести дану функцію у себе на платформі, зайшовши в налаштування і додавши електронну адресу одержувача у вкладці мої налаштування / зміна поштової скриньки.

Або ж зв’язатися зі службою технічної підтримки за телефоном (044) 586 26 06 вн. 333

Облікова система користувача шифрує документ з допомогою ЕЦП та без будь-яких змін надсилає його у форматі .p7s покупцеві за допомогою FTP – сервера.

Обсяг документів не впливає на швидкість передачі документів, вартість послуг залежить від щомісячного обсягу документів.

ЕЦП може отримати Директор компанії, Головний бухгалтер, або особа, у якої є право підпису відповідно до регламенту та статуту компанії (юрист, менеджер і т. д). Одним із основних реквізитів документів, що підписуються юридичними особами або фізичними особами-підприємцями, є печатка.
Порядок отримання Електронної цифрової печатки юридичними особами і фізичними особами-підприємцями аналогічний порядку отримання Електронного цифрового підпису.

На даний момент реалізована можливість підписувати комерційні документи та податкові накладні в 1С з усіма версіями облікових систем.

Інтеграція електронного документообігу можлива з вашої будь-обліковою системою (1С, ѕар, Microsoft динаміки в системі Axapta/navision та ін.).

У такому разі достатньо сформувати новий документ, головне, що б номери відповідних документів збігалися з номером початкового замовлення.

На даний момент немає закону, який би надавав юридичну значимість документа DESADV c ЕП.

В якості ідентифікаторів контрагентів на платформах електронної комерції використовуються GLN, які являють собою унікальні, у межах земної кулі, 13-значні числові ідентифікатори юридичних осіб або їх структурних підрозділів (філії/офіси/склади/рампи тощо).

GLN присвоює асоціація GS1. Також наша компанія може Вам надати тестові GLN номери для роботи в системі EDI «EXITE Evolution».

Для отримання списку GLN точок доставки, зв’яжіться з нашою службою технічної підтримки або напишіть письмовий запит на ua.support@edi.su
Також ви можете завантажити список за одним з цих посилань: https://ecom.ua/spisok-gln/

Comdoc – комерційний документ, який передає вартісну, кількісну та якісну характеристику товару. Як comdoc зараз використовуються дкументы:

Акт про виявлені недоліки
Прибуткова накладна
Акт приймання товару за кількістю та якістю
Повідомлення про повернення
Накладна на повернення
Акт виконаних робіт
Товарна специфікація

Згідно із законом України “Про електронні документи та електронний документообіг” № 851-IV від 22.05. 2003 р.
Юридична сила електронного документа не може отрицаться виключно з-за того , що він має електронну форму.
Допустимість електронного документа як доказу не може отрицаться виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) — реквізит електронного документа, отриманий в результаті криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа підпису і дозволяє встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі з моменту формування підпису та перевірити належність підпису власника сертифіката ключа підпису.

Для отримання ЕЦП необхідно звернутися в один з АЦСК на території України.

Посилання на сайти АЦСК:

АЦСК www.uakey.com.ua/index.php?num_text=7368&lang=ukr
АЦСК ІДД www.acskidd.gov.ua/r_kor
АЦСК ІВК www.ivk.org.ua/ru/uslugi-etsp/kak-oformit-etsp/instruktsiya
АЦСК MasterKey www.masterkey.ua/page2.html