Статьи

05.11.2017
30

Система электронного документооборота

Share on Facebook0Google+0Share on LinkedIn0

Электронный документооборот (ЭДО) – система обмена электронными документами в единой среде. Главные особенности электронного документооборота заключаются в следующем:

  • автоматизация движения документов на стадии создания или получения до полного исполнения или отправки конечному получателю;
  • ведение удаленного управления потоком документов в случае, когда необходимо организовать отправку/получение документов на территории крупных предприятий в удаленном режиме (например, на территории филиалов);
  • онлайн документооборот уместен в случае, когда необходимо отправить отчеты в государственные органы (пенсионная служба, налоговая инспекция и т.п.).

Для использования ЭДО необходимо:

  • доступ в сеть интернет;
  • общую онлайн среду для обмена е-документами между контрагентами;
  • электронную цифровую подпись для подтверждения юридической силы документов.

Преимущества системы ЭДО

Обмен электронными документами представляет собой платформу, для которой не нужно приобретать программное обеспечение, внедрять сложные системы и долго обучаться. Руководству, а также иному лицу, представляющему интересы предприятия, нет необходимости принимать на работу специалиста по делопроизводству или системного администратора, ЭДО вполне возможно освоить самостоятельно без наличия специальных знаний. Иными преимуществами электронного документооборота являются:

  • существенная экономия канцелярии, отсутствие необходимости выделять отдельные помещения под архивное хранение бумаг и средства на услуги курьеров для доставки документов;
  • доступность электронного документооборота обуславливается отсутствием необходимости покупать дорогостоящую компьютерную технику и лицензию на ПО;
  • передача документов на любые расстояния осуществляется в считанные секунды;
    облегчение процесса делопроизводства и полный контроль за созданием и корректировкой документов со стороны нескольких лиц одновременно (например, представителя одной компании, ее партнеров и т.п.).

Вся документация хранится в облаке – документооборот, осуществляемый предприятием, сберегается в базе специального хранилища в интернете, наличие которого обеспечивает провайдер, выбранный компанией.

Вывод

Несмотря на то, что документ, пронумерованный и вшитый в журнал остается надежным методом хранения и передачи информации, согласно последним данным ведущих исследовательских компаний, большинство предприятий активно и успешно переходят электронное движение документов. На территории Украины уже более 30 % компаний-представителей различных уровней развития предпочитают хранить документы в облаке и передавать данные партнерам или в госорганы посредством сети интернет.

Share on Facebook0Google+0Share on LinkedIn0