Статьи

10.01.2018
3066

Этапы внедрения электронного документооборота на предприятии

  • 1
  •  
  •  
  •  
  •  
    1
    Share

Традиционные методы работы с бумажными документами уходят в прошлое. Все больше представителей бизнеса от них отказываются и принимают решение об автоматизации бизнес-процесcов с помощью е-сервисов. В чем их главные преимущества? Как на практике осуществляется переход на электронный документооборот? Какие ошибки может допустить компания в процессе внедрения? Ответы на эти вопросы — далее.

Преимущества ЭДО
Бумажный документооборот сопровождается большими трудовыми, временными и материальными затратами. Каждому финансисту, юристу и деловоду знакомы случаи утери документов, их длительного восстановления, доставки контрагенту, которые занимают уйму времени и тормозят бизнес-процессы любой компании. Навсегда избавиться от этих проблем поможет внедрение электронного документооборота, которое позволяет:

  • повысить эффективность и оптимизировать процессы тех отделов, которые работают с документами;
  • сократить затраты и сэкономить ресурсы по многим позициям: на бумаге, технике, расходных материалах;
  • избежать ошибок ручного ввода;
  • уменьшить время на обработку документов, упростить их подписание, согласование и доставку;
  • упорядочить работу с документами.

Этапы внедрения электронного документооборота
То, что ЭДО — это выгодно, удобно и эффективно, сомнений ни у кого уже не вызывает. Многих сдерживает ошибочное представление о сложностях перехода с бумажного на е-документооборот. На самом деле этот процесс не требует существенных усилий. Рассмотрим основные этапы внедрения электронного документооборота.

1. Определитесь с целями и задачами е-документооборота
Проанализируйте бумажную работу сотрудников всех отделов предприятия и определите проблемы, с которыми они сталкиваются в делопроизводстве и определите, какие из них можно решить с помощью СЭД (системы электронного документооборота). Чаще всего это сложности с поиском данных, доставкой корреспонденции, трудности во время согласования документов, их пропажа и другие. Обычно для этого создают рабочую группу, которая исследует устоявшиеся бизнес-процессы и составляет проект, в котором описывает группы и типы документов, виды отчетности. В ходе этого проводят ревизию документов, исследуют регламент работы с ними, изучают процесс согласования, утверждения и заключения договоров. Кроме этого, принимается решение о необходимости интеграции е-сервисов в учетную систему.

2. Оптимизируйте делопроизводство
На этом этапе рекомендуется упорядочить систему работы с документацией, оптимизировать ее, прописать обновленные регламенты. Иными словами, нужно стандартизировать делопроизводство, учитывая особенности и этапы внедрения СЭД. Если того требует внутренняя документация, внести соответственные поправки в должностные инструкции сотрудников, работающих с документами.

3. Разработайте проект автоматизации документооборота
Составьте схему процессов управления документацией, пропишите их маршрутизацию, порядок оформления и согласования всеми ответственными лицами. На этом этапе также рекомендуется определить круг сотрудников, у которых будет доступ к данным. При необходимости измените техническую инфраструктуру предприятия, закупите оборудование.

4. Начинайте внедрение СЭД
Процесс внедрения е-документооборота может происходить двумя способами:
поэтапно по структурным подразделением предприятия (канцелярия, бухгалтерия, юридический отдел и другие);
по процессам (обработка корреспонденции, отчетов, договоров и другой документации).
В любом случае на сервер и рабочие ПК сотрудников устанавливается программное обеспечение, настраиваются интерфейсы пользователей и СЭД. На этом этапе также оформляют электронную цифровую подпись, если ее нет. По завершении внедрения е-документооборота создается электронный архив.

5. Обучите персонал
Перед стартом работы с СЭД проводят обучение сотрудников навыкам, которые необходимы для работой с сервисами е-документооборота. Этот процесс происходит с привлечением технических специалистов.

Ошибки, которые может допустить компания в процессе внедрения
Вышеописанные этапы внедрения СЭД являются достаточно обоснованными развитием инновационных электронных технологий и готовностью их внедрения бизнесом. Ошибки, которые могут допустить компании в процессе внедрения е-документооборота, типичные и чаще всего связаны с недоработками на одном из этапов. Они возникают вследствие следующих проблем:

  • отсутствие предварительного исследования делопроизводства предприятия;
  • разработка и внедрение СЭД собственными силами;
  • ошибочное или неполное определение задач е-документооборота перед принятием решения о его внедрении;
  • отсутствие пилотного внедрения СЭД;
  • низкий уровень обучения персонала.
    Кроме этого, случаются проблемы, связаны с человеческим фактором:
  • недостаточная мотивация персонала к работе с е-сервисами;
  • низкий уровень компьютерной грамотности.

Как видим, успешный результат внедрения е-документооборота зависит от соблюдения правил на всех этапах, после чего е-сервисы запускаются на полную мощность и компания выходит на новый успешный этап своей деятельности без бумаги.


  • 1
  •  
  •  
  •  
  •  
    1
    Share