Новости

13.11.2017
180

Документооборот в организации

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Если правильно спланировать движение документов в организации с момента попадания в руки секретарю до архивации, можно говорить о высоком уровне управления и грамотности руководства. Документооборот является важной составляющей полноценной работы любого предприятия.

Что такое документооборот

Оборот документов в организации – это контролируемый процесс их перемещения внутри предприятия, а также за их пределы в государственные органы (в виде отчетности в установленной форме), компаниям-партнерам, предприятиям, предоставляющим услуги и т.п. участникам такого перемещения.

Передача документов внутри организации может осуществляться несколькими способами:

Рассмотрим и сравним особенности применения двух систем.

Порядок движения документов в организации

Правила документооборота в организации предполагают, что в работе может участвовать один или несколько потоков документов:
исходящий поток – информация, которая уходит в другие компании, но создается внутри предприятия соответствующими специалистами (в зависимости от поставленных целей);

  • внутренний поток – информация, которая также составляется внутри предприятия, но не выходит за ее рамки.
    Независимо от типа, схема документооборота в организации включает в себя несколько этапов перемещения:
    получение/создание документов;
  • первичная обработка (изучение, сортировка, внесение в базу);
  • реализация указаний (выполнение задач), поставленных перед сотрудником;
  • отправление отчетности или приобщение к делу полученного приказа.

Также у документопотока существуют определенные параметры:
структура;

  • плотность;
  • направленность (содержание);
  • режим (цикличность)

Классический документооборот

Классическая организация потока документов в компании предполагает:

  • создание документа с помощью ПК;
  • печать информации на бумажный носитель;
  • доставку исполнителю/руководству;
  • изъятие документов или фактический контроль исполнения задач, поставленных в содержании документа.

Таким образом, классический документооборот требует от руководства предприятия:

  • наличия достаточной технической базы для реализации всех задач и функций каждого уровня (нужного количества ПК, принтеров, сканеров, канцелярии и т.п. сопутствующих инструментов);
  • наличия достаточного количества специалистов и временных ресурсов для реализации задач документооборота.

Электронный документооборот

Электронный обмен документами – это документооборот, который исключает применение бумажных носителей. Выполнение следующих задач реализуется с использованием IT-инструментов:

  • регистрация, ввод документов;
  • поиск документов;
  • создание отчетности любой сложности;
  • организация контроля исполнения задач;
  • отправка документов в архив и т.п.

Электронный документооборот в организации требует от руководства:

  • наличия компьютерной техники любой сложности;
  • точного определения задач и целей от внедряемой системы.

Поэтому виды электронного движения документов могут быть различными:

  • технический;
  • складской;
  • управленческий;
  • производственный;
  • архивный;
  • кадровый и т.п.

Иными словами, электронные платформы позволяют объединить функциональность как по отдельным задачам, так и в совокупности. В связи с этим современные разработчики предлагают большое количество разнообразных решений без необходимости масштабного технического оснащения и при существенном сокращении временных затрат во время перемещения отдельных документов. Современные платформы также способны обеспечить:

  • облачное хранение данных;
  • возможность видеть дату и имя работника, создавшего документ;
  • возможность контролировать состояние документа на всех стадиях передвижения.

Электронные системы позволяют ознакомиться с нужным файлом в любое время, открытие информации занимает несколько секунд.

Отличительные особенности двух систем

Классическая и электронная система документооборота значительно отличаются друг от друга. Данные различия можно разделить на несколько групп:

Время. Электронный документооборот позволяет быстро находить и анализировать внутреннюю информацию. Для печати, поиска бумажных носителей уходит в 5 раз больше времени.

Финансовые средства. Стандартная система документооборота вынуждает руководителя иметь достаточную техническую базу. Для реализации ЭДО нужно иметь ПК и минимум соответствующей техники, затраты на канцелярию существенно сокращаются (по сравнению с классическим обменом документами) на 75 %.

Опыт специалистов. Большинство электронных систем не требуют наличия специальной подготовки от работника, так как все функции, доступные в структуре современных платформ, понятны для любого пользователя. Классическая система предполагает обязательное наличие делопроизводства.

На основе этих данных рекомендуем сделать выбор в пользу практичного и удобного электронного документооборота.


  •  
  •  
  •  
  •  
  •