Новости

09.11.2017
112

Документооборот в облаке

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Аббревиатура SaaS с английского переводится как “программное обеспечение по требованию” и является одной из программных форм облачных вычислений. Его функциональные возможности широко используются при ведении бизнеса любого масштаба деятельности и считаются удобным решением для того, чтобы реализовать хранение и использование документов в облаке.

Что такое облачная система ЭДО

Облачная платформа хранения данных – это виртуальный “склад” с удаленным доступом. Фактически предприятие-пользователь такой системы использует виртуальную базу для хранения стратегически важных документов, не затрачивая средств на создание и установку инфраструктуры. Компания может определить лица, которые получат моментальный доступ к хранящийся информации из любой точки мира при условии наличия сети Интернет.

Функции облачной системы

SaaS-платформа электронного документооборота позволяет систематизировать и хранить любые документы предприятия по направлениям и видам. Внедрить контракт, акт и т.п. документ в систему можно следующим образом:
с помощью сканера, создав в учетной системе ПК (при этом ее разновидность редко имеет значение для разработчика).

Кроме того, большинство платформ распознает привычные TXT, RTF, DOC и т.п. форматы. Ведение ЭДО не вызывает трудностей у руководства или представителей большинства компаний.

На примере сервиса обмена электронными документами E-DOC отметим, что для пользователя, без предварительного скачивания каких-либо программ на ПК, доступны также следующие функции:

  • просмотр, редактирование файлов;
  • подписание (в том числе согласование) документов с использованием электронной цифровой подписи;
  • возможность комментирования;
  • создание шаблонов для упрощения работы сотрудников, например, при необходимости заполнения часто востребованных документов “акт”, “счет-фактура” и т.п.;
  • определение ряда сотрудников, которые могут заходить в систему платформы и просматривать и/или редактировать определенные документы и т.п;
  • автоматическая проверка отчетности для гос.органов и настройка уведомлений об их сдаче и т.п.

SaaS-платформы можно использовать с различным набором возможностей, отчего зависит и стоимость их применения.

Преимущества

Онлайн документооборот становится все более популярным решением для предприятий благодаря ряду очевидных преимуществ:

компании не нужно нанимать IT специалистов для организации документопотока в облаке, все функции просты и понятны без наличия специальных знаний;

не нужно дополнительно оплачивать поддержку специалистов, стоимость тарифов (на примере платформы E-DOC) уже включает в себя сопровождение;

если в процессе использования облака возникают технические проблемы, ответ возможно получить в режиме онлайн, используя готовую информацию компании-разработчика;

  • удобный поиск по параметрам позволяет быстро находить нужные документы в течение нескольких секунд;
  • автоматизация системы осуществляется оперативно, а также незаметно и прозрачно для пользователей;
  • использование системы осуществляется через любой Web-браузер;
  • для пользователя гарантируется целостность хранящихся облачных данных и доступ к ним в любое время, в том числе с мобильных устройств (планшетов, смартфонов и т.п.).
  • в случае необходимости пользователю гарантируется экстренное удаление информации без возможности восстановления.

Также руководству не приходится оплачивать услуги по внедрению платформ, поскольку в таких системах как E-DOC все условия использования уже предусмотрены. Войдя в систему, пользователь может применить все доступные функции по оплаченному тарифу и приступить к работе практически сразу. Некоторые настройки предлагается скорректировать (например, включить уведомления о налоговых платежах), папки или документы в облаке предлагается составлять в нужном порядке.

Таким образом, облачное хранение документов позволяет закрыть большую часть потребностей при организации документооборота компании, значительно сокращая временные затраты.

Как внедрить облачную систему

Чтобы создать документооборот в облаке, понадобится:

  • загрузить ключ электронно-цифровой подписи;
  • выбрать функциональность платформы и тариф;
  • оплатить тариф и получить право на пользование системой.

В дальнейшем разработчики платформы открывают доступ к системе, то есть указывают логин и пароль для входа в систему.
Вы можете отправить заявку на интеграцию SaaS-платформы уже сейчас, используя форму, представленную на нашем сайте. При необходимости, задайте вопросы специалистам в онлайн-чате или оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки.


  •  
  •  
  •  
  •  
  •