Статьи

15.01.2018
53955

Что такое электронный документооборот и для чего он нужен?

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Возможность подписать договор за несколько кликов и передать его в считанные минуты уже ни у кого не вызывает удивления. Однако многие, так и не разобравшись толком в понятии е-документооборота, до сих пор доверяют только бумаге. Что такое электронный документооборот, какие его преимущества и виды? Об этом — далее.

Как появился е-документооборот?
Для стран Европы обмен документами в электронном виде — стандартная практика. В Украине впервые об электронном документообороте заговорили в середине 1990-х. Тогда появилась программа, которая регистрировала обращения граждан в бумажной форме. Ее использовали в канцеляриях госучреждений. Стремительное развитие работы с электронными документами началось примерно 5 лет назад, когда этот механизм стал поддерживаться на законодательном уровне.

Законодательство на стороне электронного документооборота
Порядок обмена электронными документами регламентирован Законом Украины “Об электронных документах и электронном документообороте”. Согласно его норм, юридическая сила е-документа не может быть отвергнута исключительно из-за его формы. Закон также дает определение и описание электронного документооборота. Итак, согласно норм, е-документооборот — это создание, обработка, отправление, получение, использование, передача, хранение и уничтожение е-документов, которые выполняются с использованием проверки целостности, а также в случае необходимости — с подтверждением факта их получения.

Электронный документ — это документ, информация в котором зафиксирована в форме электронных данных, который при этом включает в себя обязательные реквизиты документа, перечень и порядок размещения которых зафиксированы в законодательных нормах. Важно понимать, что сам по себе документ, который создан на ПК в электронной форме, юридически значимым не является. Таким его делает электронная цифровая подпись (ЭЦП) — специальный инструмент, который является аналогом ручной подписи. ЭЦП — это главный реквизит е-документа, который делает его оригиналом. При этом, сколько бы таких экземпляров не создавали, если у него есть все необходимые реквизиты, каждый из них будет оригиналом. ЭЦП гарантирует целостность документа и его защиту от внесения исправлений. Порядок получения электронной цифровой подписи регулируется Законом Украины “Об электронной цифровой подписи”.

Виды электронного документооборота
Электронный документооборот бывает трех видов: офисный, общий и административный.

  • Офисный обслуживает рутинные офисные задания и используется только в рамках конкретного проекта. Например, для подготовки должностных инструкций.
  • Общий ЭДО используется тогда, когда несколько подразделений или предприятий объединяют нетипичные процессы. Так, например, этот вид е-документооборота может использоваться для получения сертификата качества на продукцию в определенном государственном органе.
  • Административный документооборот обслуживает процессы, в которых раньше использовались только бумажные формы документов. Так же, как и производственный документооборот, он обрабатывает отчеты про расходы и регистрационные формы с меньшими административными расходами.

Есть и другая классификация СЭД: системы электронного документооборота, которые ориентированы на бизнес-процессы; корпоративные СЭД; системы руководства содержимого; системы управления информацией; системы управления изображениями; системы управления потоками работ; системы управления вывода.

Преимущества е-документооборота
Документооборот онлайн открывает бизнесу новые возможности: создание, подпись, отправление и прием юридически значимых документов занимает всего несколько минут. Отказавшись от бумаги, заправки картриджей, канцелярии, курьерских и почтовых услуг, достигается существенная экономия. Еще одним преимуществом автоматизации е-документооборота является возможность автоматической проверки заполнения, а также сообщение про прием документа. Значит, использование е-документооборота — это не только экономия времени бухгалтера и денег предприятия, но и защита от штрафов. А это, в первую очередь, экономия самого важного ресурса — нервных клеток, которые, как известно, не восстанавливаются.


  •  
  •  
  •  
  •  
  •