Новости

24.11.2017
107

Что такое электронный документ

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Электронный документ — это информация, которая размещается на специальных электронных носителях в виде, пригодном для восприятия. Такой материал может храниться на флеш-карте, диске, в памяти компьютера или на мобильном устройстве. Информацию можно передать получателю с помощью телекоммуникационных каналов связи в короткие сроки. Все нюансы по данному вопросу регламентируются законом Украины “Об электронных документах и электронном документообороте” от 22 мая 2003 года.

Электронный документ и электронный документооборот: особенности

Любому предприятию обмен электронным документом поможет решить ряд задач, среди которых:

  • организация бизнес-процессов для подкрепления связей с внешними партнерами;
  • формирование отчетности в государственные органы и т.п.

Обязательное требование к такой информации — наличие юридической достоверности. Закрепить документ можно только с помощью электронно-цифровой подписи, которая обладает такой же силой, что и бумажная подпись с мокрой печатью. Для получения электронной подписи необходимо обратиться в соответствующий удостоверяющий центр.

Описание документов было бы неполноценным без наличия следующей информации о них:

  • дата формирования;
  • наименование документа;
  • авторство.

Информация должна быть предоставлена в формате, доступном к прочтению.

Обмен документами в электронном формате с соблюдением законодательных норм и партнерских договоренностей и является электронным документооборотом (ЭДО). Он является аналогом бумажного документооборота, но с рядом неоспоримых преимуществ.

Электронная документация и документооборот: преимущества

Использование ЭДО позволяет значительно снизить трудозатраты, время на оформление документов. Также сокращается бумажный оборот, минимизируется количество ошибок. Кроме того, электронная документация может храниться гораздо дольше, в отличии от бумаги, а ее отправка до получателя ограничивается несколькими минутами.

 


  •  
  •  
  •  
  •  
  •