Новости

27.10.2017
181

Автоматизация документооборота

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Автоматизация документооборота – процесс преобразования бумажного документооборота в электронный. Для реализации электронного потока документов создаются автоматизированные системы документооборота, которые представляют собой программное онлайн-обеспечение с рядом функций и возможностей.

Отличия бумажного от автоматизированного документооборота

Традиционный документооборот на предприятии требует выполнения ряда условий:

  • выделение специального помещения для хранения документов;
  • найм специалиста, отвечающего за движение договоров, отчетов, актов и т.п.;
  • закупку средств для создания организованного дивжения документов: канцелярия, техника для печати и т.п.;
  • покупка/использование транспортных средств, а также планирование времени для доставки документов различного рода в гос. учреждения или партнерам.

Все вышеперечисленные пункты предполагают наличия времени и средств, что не всегда выгодно отражается на бюджете предприятия и составляет более 30 % всех затрат. Автоматизация документационного обеспечения позволит сократить целевые расходы более чем на 50 %. Подобное решение позволяет подписывать и отправлять документы быстро и в режиме онлайн, используя доступ в интернет с любого устройства.

Возможности систем автоматизации

Насколько широким может быть функционал зависит от того, какие системы автоматизации документооборота рассматриваются в качестве внедрения на предприятии. Набор необходимых функций прежде всего определяется задачами, которые ставит перед собой руководитель.

В качестве примера используем платформу web-документооборота E-DOC, ее базовые возможности включают в себя:

  • создание электронной версии документа (ее атрибутной карточки в системе);
  • поиск/получение/отправка документов в компании или контролирующие органы (Гос. фискальную службу, Пенсионный фонд Украины и т.п.);
  • сохранение документов в облачной базе;
  • ведение журналов различного характера, использование классификаторов, справочников, получение напоминаний и уведомлений;
  • формирование отчетности разной сложности.

Как выбрать платформу ЭДО

Поскольку тарифы платформ для ЭДО могут быть различными, руководство предприятия должно заранее учесть несколько нюансов.

Они позволят наверняка понять подходит ли система для компании:

  • соответствие целям, задачам, отрасли, в сфере которой работает предприятие;
  • степень защиты информации;
  • время, необходимое для перехода на работу в системе ЭДО;
  • уровень технической поддержки специалистов, поддерживающих платформу автоматизированного потока документов.

Как внедрить систему

Большинство платформ позволяет внедрить автоматизированный ЭДО за короткие сроки без существенных вложений. Например, платформа web-документооборота E-DOC может использоваться в любой учетной системе, независимо от рода деятельности предприятия.

  • Регистрация осуществляется в режиме онлайн:
  • указываются данные электронной цифровой подписи руководителя/представителя предприятия;
  • выбирается тариф, который подходит к характеру деятельности предприятия;
  • осуществляется оплата за пользованием сервисом, и компания может приступать к использованию его возможностей.

В качестве этапа автоматизации документооборота выступает процесс первичной и дальнейшей загрузки документов, необходимых для отправки, в систему онлайн-сервиса. В дальнейшем данные документы доступны с любого браузера и устройства, имеющего доступ к сети интернет (планшета, ноутбука, смартфона). Поэтому компании могут решать вопросы партнерства независимо от местоположения и даже времени суток.

Преимущества

Автоматизация документооборота на предприятии позволяет решить ряд стратегически важных задач:

  • позволяет проводить быстрый обмен документов любого рода между компаниями (договоры, акты для подписи или корректировки и т.п.);
  • обмениваться и подписывать документы любого формата (xls, xcl, doc и т.п.) с помощью электронной цифровой подписи, наделяя документы юридической силой;
  • направлять отчетность в контролирующие органы (например, в службу налогов и сборов);
  • ЭДО позволяет использовать облачное хранение документов, что гарантирует экономию IT ресурсов внутри предприятия;
  • сокращает время создания/подписи/отправки или иной обработки документов на 75 %, что положительно отражается на деятельности предприятия;
  • позволяет экономить на канцелярских принадлежностях, хранении документов до 5 % бюджета предприятия (с учетом оплаты профиля сервиса).

Автоматизация электронного документооборота – одно из направлений деятельности нашей компании. Мы осуществляем внедрение платформы E-DOC в короткие сроки и готовы сопровождать вас на любом этапе работы. Укажите свой электронный адрес в соответствующей форме нашего сайта и специалисты свяжутся с вами в кратчайшие сроки.


  •  
  •  
  •  
  •  
  •